Zeitaufwändiges Flottenmanagement? Du musst mehrere Excel-Tabellen durchgehen, um die benötigten Daten zu erhalten? Du kannst Zeit und Geld sparen, indem du deinen Fuhrpark effizient verwaltest.

Unternehmen nutzen viele Fahrzeuge. Viele Unternehmensaktivitäten hängen von einer zuverlässigen Fahrzeugflotte ab, vom Transport von Rohstoffen mit Gabelstaplern bis hin zu Fahrten zu Kundenterminen. Deren Betrieb ist teuer. Ein effizientes und modernes Fuhrparkmanagement senkt die Kosten, indem es Einsparmöglichkeiten erkennt und ausschöpft. Dazu müssen Schwachstellen bei Investitionen und im Fuhrparkmanagement erkannt und beseitigt werden. In diesem Artikel erfährst du mehr zum Thema Fuhrparkmanagement.

Das Fuhrparkmanagement ist komplex

Effizientes Fuhrparkmanagement bedeutet, wirtschaftlich und legal zu sein. Fuhrparkmanagement umfasst mehr als nur den Kauf und die Wartung von Firmenfahrzeugen.

Das Flottenmanagement geht weit über die Anschaffung und Wartung von Fahrzeugen hinaus. Unternehmen unterschätzen oft den Aufwand, den die Verwaltung eines kleinen Fuhrparks erfordert. Lege frühzeitig fest, welche Aufgaben das Fuhrparkmanagement deines Unternehmens übernehmen soll. Schätze zunächst ab, wie viel Zeit und Aufwand das Flottenmanagement in Anspruch nehmen wird. Das verhindert spätere Überraschungen.

Stelle einen Flottenmanager zur Fuhrparkverwaltung ein

Oft übernehmen der Vertrieb oder die Personalabteilung das Flottenmanagement. Je nach Größe der Flotte kann ein eigener Flottenmanager erforderlich sein. Das kann ein Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister sein. In der Regel handelt es sich um eine Leasinggesellschaft oder die Fuhrparkabteilung eines Autoherstellers.

Die Aufgaben eines Flottenmanagers

Verwalte den Fuhrpark, weise Fahrzeuge zu, organisiere die Wartung und den Support, kümmere dich um Versicherung, Leasing, Kostenkontrolle, Unfallverhütungsvorschriften, kaufe und verkaufe Fahrzeuge.

Das zeigt, wie viel Hintergrundwissen und Organisationsgeschick als Flottenmanager im Fuhrparkmanagement erforderlich sind. Zu den Aufgaben eines Fuhrparkleiters gehören Einkauf und Finanzierung, Ausschreibungen, Berichtswesen und Rechnungskontrolle, Fahrzeugtechnik, Disposition, Versicherung und Verkehrssicherheit, Eigentümerhaftung und Steuerrecht.

Verwalte Flottenaufzeichnungen außerhalb von Excel mit einer Fuhrparkmanagement-Software

Viele Unternehmen verwalten ihren Fuhrpark in Excel. Das funktioniert für kleine Flotten, aber nicht für größere: Fuhrparkmanagement ist ein dynamischer Prozess mit vielen Teilaspekten. Excel ist nicht dafür ausgelegt, komplexe, dynamische Prozesse zu analysieren und zu automatisieren.

Daten können ungewollt gelöscht oder verändert werden. Aufgrund der Fehleranfälligkeit ist ein reines Excel-Tagebuch nicht legal und kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen. Rechtskonforme Excel-Benutzer müssen oft zusätzliche Papierdateien erstellen, was ihren Arbeitsaufwand verdoppelt.

Die Alternative: Eine Fuhrparkmanagement Software. Sie ermöglicht es deinem Unternehmen, alle relevanten Daten und Dokumente zu sammeln, auszuwerten und Effizienzgewinne zu ermitteln. Eine Flottensoftware vereinfacht alle flottenbezogenen Aufgaben. Viele Tools übernehmen die Fahrzeugverwaltung, die digitale Belegaufzeichnung und die Erstellung von Fahrtenbüchern. Viele Flottenmanagement-Anwendungen beinhalten eine Führerscheinkontrolle, Routenplanung und Dokumentation.

Spezielle Flottenmanagement-Tools machen die manuelle Dateneingabe überflüssig, z. B. die Erfassung von Kilometern und Fahrtrouten. Aus den gesammelten Daten lassen sich konsistente, aktuelle Datensätze für faktenbasierte Entscheidungen erstellen. Du kannst die Daten der Mobilitätsmanagement-Plattform für die Berichterstattung kombinieren und exportieren. Unternehmen, die ihren Fuhrpark effizienter verwalten wollen, sollten eine Software für das Fuhrparkmanagement einsetzen.

Fuhrparkmanagement Software Vorteile im Überblick

Fuhrparkmanager legen Wert auf die Sicherheit der Fahrer. Eine kürzlich durchgeführte Studie hat ergeben, dass die Geschwindigkeit „der Kern des Problems der Verkehrssicherheit“ ist und bei 30 % der tödlichen Unfälle eine Rolle spielt. Flottenmanagementsysteme konzentrieren sich stark auf das Fahrverhalten.

Eine Flottenmanagement-Software kann nahezu in Echtzeit vor gefährlichem Fahrverhalten warnen. Geschwindigkeitsüberschreitungen und gefährliche Kurvenfahrten sind für Flottenmanager sofort erkennbar.

Diese Verkehrssicherheitstechnologie wird dringend benötigt. Im Jahr 2018 gab es in Deutschland 3.265 Unfälle, gegenüber 3.177 im Jahr 2017. Das ist ein Anstieg von 2,8 %. Obwohl die Zahl der Verkehrstoten in Deutschland seit 2010 um 11 % gesunken ist, muss die Verkehrssicherheit für alle Fahrer/innen verbessert werden.

Telematikgestütztes Flottenmanagement kann dabei helfen. Unternehmen, die ihre Fahrer/innen überwachen, können gefährliche Fahrmuster schneller erkennen und unterbinden und so die Zahl der gefährlichen Fahrten reduzieren.

Kraftstoffpreisschwankungen erschweren die Budgetierung und Kostenkontrolle. Der Kraftstoffverbrauch ist nicht nur der MPG-Wert. Moderne Flottenmanagementsysteme machen Kraftstoffverbrauchsdaten leicht zugänglich. Das hilft Flottenmanagern, Geld zu sparen.

Berücksichtige den Leerlauf: Kraftstoffdatenberichte unterscheiden zwischen notwendigem und verschwenderischem Leerlauf. Fuhrparkmanager können mit diesen Daten Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Sobald das Problem erkannt ist, können die Fahrer/innen angeleitet werden, effizienter zu fahren. Laut einer Studie kann eine Senkung der Kraftstoffkosten um 10 % den Gewinn um 31 % steigern.

Fazit zum Thema Fuhrparkmanagement

Ein Fuhrpark ist eine Menge Arbeit, denn er bringt viele Verpflichtungen mit sich. Die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen durch das Finanzamt verursacht unvorhergesehene Arbeit. Deshalb ist es wichtig, den unternehmenseigenen Fuhrpark so effizient wie möglich zu verwalten. Besonders für Unternehmen mit einem großen Fuhrpark kann das Outsourcing des Fahrzeugmanagements attraktiv sein. Kleine Unternehmen können von einer digitalen Fuhrparkmanagement Software profitieren. Unabhängig von der Flottengröße ist es sinnvoll, alternative Mobilitätslösungen wie Nah- und Fernverkehrstickets oder Corporate Carsharing in Betracht zu ziehen. Flexibilität ermöglicht eine hohe Flottenauslastung.